Fakturor

h1.Lathund Webbattest - Office Factory
\\
\\
h2.Allmänt
\\
Leverantörsfakturor ankommer Office Factory i filformat från scanning-leverantören. Filerna läses in i Jeeves i ett försystem till leverantörsreskontran där fakturan kontrolleras samt att all data som är nödvändig för registrering tolkas. Därefter anges personen som ska ha fakturan och den attestkedja som fakturan ska distribueras genom. Därefter görs en överföring till leverantörsreskontran och dokumenthanteringen där den scannade fakturabilden registreras.
\\
Därefter distribueras fakturan till den person som ska godkänna fakturan. Avisering om att faktura finns för attest görs via mail där man kan välja om man vill bli aviserad med ett mail per faktura eller ett mail per dag med en lista som visar fakturor att behandla.
\\
h2.Inloggning
\\
\\
Alla kommer att få användarnamn och lösenord av Office Factory. [http://www.officefacto{anchor:_Hlt96323630}ry.se/|http://www.officefactory.se/] är länken till hemsidan där fakturorna ligger och där klickar man på "LOG IN" och anger användarnamn och lösenord.
\\
\\
!worddavc121bdcca3d2abf81b6d3e3f4af05f49.png|height=427,width=542!
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
\\
Tryck sedan på länken "FAKTUROR" och de fakturor som ska behandlas ligger i en lista:
\\
\\
!worddavde87a7a329be0617ec3bfd3c7d74dc9f.png|height=123,width=553!
\\
\\
\\
*Kolumner:*
\\
*_Status{_}{*}: visar i vilket läge fakturan befinner sig i, ex gul = för behandling. Om man klickar i övriga checkboxar visas alla fakturor med denna status i listan.
\\
*_Information{_}{*}: visar lite extra info om fakturan, ordinarie = jag är ordinarie attestant, reserv = fakturan har eskalerats till mig eller är jag semesterreserv, Utred xx = jag har fått en fråga att besvara av en kollega xx, betald = fakturan har status betald i Jeeves.
\\
*_Leverantör{_}{*}: namnet på leverantören för fakturan. I fältet ovanför namnen kan man söka på leverantörsnamn som finns i listan för tillfället, tex Lyreco% eller %ab% precis som i Jeeves, tryck sedan på knappen "Sök" för att få fram resultatet.
\\
*_Fakturanr{_}{*}: visar fakturanummer, är sökbart på samma sätt som leverantörsnamn. Datumet ändrar färg till rött när det är 5 dagar eller mindre kvar till förfallodatum.
\\
*_Förfallodatum{_}{*}: visar när fakturan senast ska betalas.
\\
*_Datum{_}{*}: visar fakturadatum.
\\
*_Fakturabelopp{_}{*}: visar bruttobeloppet på fakturan.
\\
*_Påminnelse{_}{*}: visar antal påminnelser som skickats till dig för fakturan
\\
*_Eskalering{_}{*}: visar det datum fakturan eskaleras till närmsta chef. Fakturan kan då godkännas av både ordinarie och person fakturan eskalerats till.
\\
*_Diff{_}{*}: visar om det finns en diff på fakturan, dvs att den inte är färdigbehandlad.
\\
*_OK{_}{*}: Om man klickar i checkboxen och sedan trycker på knappen "Godkänn" attesteras fakturan utan att man behöver titta på detaljerna. *Titta på fakturadetaljer*
\\
Klicka på fakturanummret för den faktura som ska kontrolleras och godkännas,
\\
!worddavb6f14bd1d2c13d2e0b24151ffe018723.png|height=353,width=549!
\\
I vänstra hörnet finns metadata om fakturan med en färgad ram runt. Denna ram har samma färg som statusen på fakturan, dvs *_gul_* för behandling eller *_grön_* för avslutad.
Under denna ruta finns två editrutor som man kan dubbelklicka på för att få större storlek. Editrutan "Notering" innehåller text som tidigare lagts till och denna text kan ej förändras på webben. I editrutan "Ny notering" kan du själv skriva in text som adderas till tidigare text. All text finns samlad i en editruta på fakturan i Jeeves.
\\
Fakturabilden till höger kan man dubbelklicka på för att få upp en större bild, zooma in och ut, skriva ut och en bläddringsfunktion finns om fakturan består av flera sidor.
\\
Under fakturabilden finns den kostnadskontering som föreslagits. Strax ovanför och nedanför till höger finns summeringar för debet/kredit samt vad differensen på konteringen är. Denna skall vara "0" när fakturan godkänns.
\\
*Funktionsknappar:*
\\
För utredning. Om man vill fråga en eller flera kollegor eller liknande kan denna funktion utnyttjas. Tryck på knappen och ett nytt fönster öppnas. Välj ett namn och skriv förklaring i text för vad du vill. Tryck sedan "Lägg till" och ett mail skickas till personen med meddelande att det finns en faktura att utreda. Därefter kan flera kollegor läggas till med olika frågor.
\\
!worddav2a340e6aa84393ebb85c74c3a008655a.png|height=259,width=553!
\\
I fakturalistan finns nu denna faktura tillgänglig om man klickar i statusen "Under utredning". Även om en faktura ligger för utredning hos någon kollega kan den godkänns, dock får man ett meddelande om detta och om man vill godkänna ändå.
\\
Man kan gå in på fakturan och klicka på knappen "För utredning" och se vad status är på frågorna man ställt. Svaren ser man i editrutan för text.
\\
\\
Lägg till attestant: Om man vill att en ytterligare person ska attestera fakturan kan man i definierad attestkedja lägga till en eller flera personer efter egen attest. Tryck på knappen och välj person och sedan "Lägg till".
\\
!worddaveef15a068aeec789d1569e41c284b987.png|height=189,width=411!
Visa attestkedja: Visar attestkedja och de personer som ingår i kedjan. För de personer som fått tillgång till fakturan finns en stämpel med tid och datum när fakturan blev tillgänglig för den personen.
\\
!worddav42cbe2b43d6feb83b2c7b56d3ffaacec.png|height=201,width=401!
\\
\\
Visa logg: visar loggade händelser för fakturan.
\\
!worddavf9c21766272d4db64d2f34d5892a424c.png|height=146,width=553!
\\
\\
\\
\\
Ny kontering:
\\
När en konteringsrad ska läggas till, tryck på knappen "Ny kontering". Om du vill förändra en redan befintlig konteringsrad, dubbelklicka på raden. Man kan endast förändra rader där egen signatur finns eller där signatur saknas.
\\
!worddav547a6a7f08ce348e24b07b72aa511915.png|height=71,width=434!
\\
I vänstra delen av fönstret kommer konteringsfönstret att visas och en dropdown-lista visas med de konton som finns tillgängliga. Ställer man markören i fältet för kontokod kan man trycka på knappen "Sök" för att söka efter konto. Sökning funkar både på kontokod och på benämning i samma sökfält. I exemplet nedan söker man fram alla konton som innehåller ordet "kontor". Söker man på 11% får man träff på alla konton vars kod börjar på 11.
\\
\\
!worddav147247c2d0b6d4f66ec943ab1cce9b3b.png|height=438,width=553!
\\
Vid verifiering av kontot aktiveras sedan resterande kontodelar upp som kan användas tillsammans med kontot. På respektive aktiverad kontodel går det att söka enligt beskrivning ovan. Vid ny kontering ska belopp fyllas i. Använda antingen belopp i valuta, där det är viktigt att eventuella kredit-belopp föregås av minus(-)-tecken. Tryck sedan på "Spara" och gör en konteringsrad till eller tryck på knappen "Stäng". De konteringsrader som skapats/ändrats uppdateras med inloggad signatur.
\\
\\
!worddav05a08d1e908c3234d07e6382c2e02aaa.png|height=390,width=302!
\\
\\
Möjlighet finns även att radera konteringsrad. Längst ut till höger på konteringsraden finns papperskorgen".
\\
!worddavb8e7ba21aac73689f3b45f64f050c556.png|height=27,width=35!
\\
Klicka på symbolen och kontrollmeddelande kommer upp.
\\
\\
!worddavbc87ca332c3af78d65dfd59cfe2f6e95.png|height=118,width=225!
\\
*Funktioner*
\\
Signera: När fakturan är behandlad och kontrollerad ska den signeras. I droppdown-listan med svar finns tre (3) alternativ, välj och tryck på knappen "Signera":
\\
Godkänn faktura innebär att fakturan godkänns och skickas vidare till nästa person i attestkedjan.
\\
Okänd faktura innebär att fakturan distribueras tillbaka till Office Factory därför att fakturan ska attesteras av någon annan.
\\
Till handläggare innebär att fakturan distribueras tillbaka till Office Factory därför att hon ska utreda/komplettera fakturan.
\\
Till de två senare alternativen skriver man med fördel något i meddelanderutan så att Office Factory vet varför hon fått fakturan.
\\
\\
!worddav4ab4c0988fab17d0f051e79f0a556208.png|height=92,width=126!
\\
\\
När signering av fakturan sker "stämplas" även en text in med datum/tid och signatur som visas i editrutan.
\\
En flik för administration finns för respektive attestant. Här finns två funktioner, en där man i en checkbox kan välja om man vill ha ett mail per faktura och påminnelse eller ett mail per dag med en lista på fakturor för behandling och påminnelser.
\\
Nästa funktion är att tala om för systemet när man har en längre frånvaro och vem som ska vara reserv under frånvaron. Under frånvaron distribueras fakturan till angiven reserv. Om reserven inte har behandlat fakturorna kommer fakturorna distribueras tillbaka till ordinarie person dennes första dag efter frånvaro.
\\
!worddavbe9630ddc58016ce6f29a3f9d572f3bb.png|height=252,width=553!